Wer sollte die Checkliste durchgehen?

Am besten die Person, die die App gebaut hat, zusammen mit einer zweiten Person. Fehlt das Fachwissen, könnt ihr das KI-Tool bitten, einzelne Punkte im Code zu prüfen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Checkliste?

Bevor echte Daten in der App liegen oder eine zweite Person regelmäßig mit ihr arbeitet. Für Apps, die schon laufen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

Checkliste: Vom Prototyp zum Firmen-Tool

Ein Prototyp wird zum Firmen-Tool, wenn acht Dinge geklärt sind: Zuständigkeit, Zugriff, Daten, Backups, Zugangsdaten, Test, Offboarding und Wartung. Geht die Punkte am besten zu zweit durch und haltet bei offenen Punkten fest, wer sie bis wann erledigt.

Zuständigkeit

Für die App ist eine Person namentlich zuständig.
Es gibt eine Vertretung, die die App kennt und auf alle nötigen Konten zugreifen kann.
Die zuständige Person hat dafür Arbeitszeit, und ihre Führungskraft weiß davon.
Die App steht mit Zweck und zuständiger Person in eurer Übersicht aller Apps.
Alle Konten für die App gehören dem Unternehmen, nicht einer Privatperson.
Es gibt eine kurze Beschreibung: Was tut die App, und wo liegt was?

Zugriff

Die App ist nur nach einer Anmeldung erreichbar.
Die Anmeldung läuft über das Firmenkonto. Es gibt keine gemeinsamen Passwörter.
Es ist festgelegt, wer Zugang bekommt und wer darüber entscheidet.
Die App unterscheidet Rollen, falls nicht alle dasselbe sehen dürfen.
Eine zweite Person hat mit einem normalen Konto versucht, fremde Daten zu öffnen, und es ist nicht gelungen.
Falls Externe Zugang bekommen, ist geregelt, wie und wie lange.
Falls die App öffentlich sein soll, wurde das bewusst entschieden.

Daten

Ihr wisst, welche Daten die App speichert, und ob Daten von Personen darunter sind.
Die App speichert nur, was für ihren Zweck nötig ist.
Der Speicherort ist bekannt, auch bei allen Diensten, an die die App Daten sendet.
Es ist geklärt, ob und welche Daten an einen KI-Anbieter gehen, im Betrieb und beim Bauen.
Bei Daten von Personen sind Datenschutzbeauftragte einbezogen, und die App steht im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Für die Daten gibt es Löschfristen, und das Löschen ist technisch möglich.
Die Daten lassen sich aus der App exportieren, falls ihr sie später ablöst.

Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Datenschutz bei selbst gebauten Apps.

Backups

Die Daten werden automatisch gesichert, nicht von Hand.
Die Sicherungen liegen getrennt von der laufenden App.
Ihr habt festgelegt, wie viele Daten ihr im schlimmsten Fall verlieren dürftet.
Die Aufbewahrungsdauer passt dazu und zu euren Löschfristen.
Eine Wiederherstellung wurde mindestens einmal erfolgreich getestet.
Mehr als eine Person weiß, wie die Wiederherstellung geht.

Zugangsdaten

Im Code stehen keine Passwörter oder API-Schlüssel, auch nicht in früheren Versionen.
Die Zugangsdaten liegen getrennt vom Code an einem geschützten Ort.
API-Schlüssel gehören zu einem Firmenkonto und nicht zu einem privaten.
Ihr könnt Zugangsdaten austauschen, ohne dass die App lange ausfällt.
Für Test und Live gibt es getrennte Zugangsdaten.
Bei Kosten pro Nutzung, etwa für ein KI-Modell, ist ein Limit gesetzt.

Test

Es gibt eine Test-Version neben der Live-Version.
Die Test-Version nutzt eigene Daten, möglichst Beispieldaten.
Änderungen werden erst im Test ausprobiert und danach live geschaltet.
Eine zweite Person hat die wichtigsten Abläufe durchgespielt, auch mit falschen Eingaben.
Der Code liegt in einem Git-Repository, also einem Speicher mit Versionsverlauf.
Ihr könnt zu einer früheren Version zurückkehren.

Offboarding

Wird ein Firmenkonto deaktiviert, endet auch der Zugang zur App.
Für Externe gibt es ein Enddatum oder eine regelmäßige Prüfung.
Verlässt die zuständige Person das Unternehmen, ist die Übergabe an die Vertretung beschrieben.
Gemeinsam genutzte Zugangsdaten werden danach ausgetauscht.
Es ist festgelegt, was mit den Daten einer ausgeschiedenen Person in der App geschieht.

Wartung

Es ist klar, wer den Server, das Betriebssystem und die Zertifikate aktuell hält.
Bekannte Sicherheitslücken in verwendeten Paketen werden regelmäßig geprüft und behoben.
Jemand erfährt es, wenn die App nicht mehr läuft.
Das Team weiß, an wen es sich bei Problemen wendet.
Laufende Kosten sind bekannt und haben eine Kostenstelle.
Einmal im Jahr prüft ihr, ob die App noch gebraucht wird.
Es ist klar, wie die App stillgelegt wird: Daten sichern oder löschen, Konten kündigen, Eintrag aus der Übersicht entfernen.

Was tut ihr, wenn Punkte offen bleiben?

Ein persönlicher Helfer ohne Daten von Personen braucht die Liste nicht. Für eine kleine Team-App muss nicht jeder Punkt erledigt sein, Zuständigkeit, Anmeldung und getestete Backups sollten aber stehen. Enthält die App Daten von Personen oder wird sie von außen genutzt, sollte die Liste vor dem Start vollständig sein. Welche Wege es für den Betrieb gibt, beschreibt der Ratgeber KI-App veröffentlichen. Einen breiteren Rahmen für die Informationssicherheit bietet der IT-Grundschutz des BSI.

Was Auftrieb dabei übernimmt

Auf Auftrieb sind einige Punkte dieser Liste bereits eingerichtet. Die Anmeldung läuft über Google Workspace oder Microsoft Entra. Backups laufen jede Nacht und lassen sich direkt auf der App-Seite wiederherstellen. Wird ein Firmenkonto deaktiviert, endet der Zugang zu den Apps automatisch. Alle laufenden Apps werden täglich auf bekannte Sicherheitslücken in den verwendeten Paketen geprüft, Funde stehen auf der App-Seite. Zuständigkeit, Rollen in der App, Löschfristen und der Code bleiben eure Aufgabe. Mehr dazu steht auf der Seite Sicherheit.

Stand: November 2026