Welche internen Tools bauen Unternehmen mit KI?
Typisch sind kleine Anwendungen für genau einen Ablauf, für den es keine passende Software gibt oder für den sich ein großes Projekt nicht lohnt:
- Chatbot für Filialmitarbeiter: Zum Beispiel beantwortet er Fragen zu Reklamationen oder Kassenabläufen aus euren eigenen Anleitungen.
- Zeiterfassung für kleine Teams: Zum Beispiel trägt ein Montageteam die Stunden pro Auftrag am Handy ein, und das Büro sieht sie gesammelt.
- Excel-Importe: Zum Beispiel prüft eine App die Preisliste eines Lieferanten und zeigt fehlerhafte Zeilen an.
- Freigaben: Zum Beispiel stellt jemand eine Bestellanfrage, und die Abteilungsleitung gibt sie frei.
Warum bleiben selbst gebaute Tools auf einem Laptop?
Das Tool zu bauen geht oft schnell. Danach kommt die Frage: Wie komme ich jetzt weiter?
- Es läuft nur auf einem Laptop. Ist der Rechner aus, steht das Tool niemandem zur Verfügung.
- Man kann es nur vorführen. Die Kolleginnen und Kollegen können es danach nicht selbst öffnen.
- Jeder verwendet es für sich allein. Jeder verwaltet seine eigenen API-Schlüssel, und niemand weiß, welche Version aktuell ist.
So entsteht Schatten-IT, also Anwendungen, von denen die Verantwortlichen im Unternehmen nichts wissen. Mehr dazu steht in den Ratgebern Schatten-IT durch selbst gebaute Apps und KI-App veröffentlichen.
Was ändert sich, wenn das Tool auf Auftrieb läuft?
Firmenlogin
Kolleginnen und Kollegen melden sich mit ihrem Firmenkonto aus Google Workspace oder Microsoft Entra an. Wird ein Firmenkonto deaktiviert, endet der Zugang zu den Apps automatisch. Mehr dazu steht im Ratgeber App hinter dem Firmenlogin.
Test und Live
Änderungen probiert ihr in der Test-Version aus, die Kolleginnen und Kollegen arbeiten weiter mit Live. Beide Versionen haben im Normalfall getrennte Daten.
Backups
Jede Nacht entsteht ein Backup, das ihr direkt auf der App-Seite wiederherstellt. Zum Beispiel holt ihr nach einem fehlerhaften Excel-Import den Stand der letzten Nacht zurück.
Katalog
Eure Apps stehen in einem zentralen Katalog. Wer ein Tool braucht, stellt dort eine Zugangsanfrage, und die Verantwortlichen der App entscheiden darüber. So sieht auch die Geschäftsführung, welche Tools auf Auftrieb laufen.
Zugangsdaten
Zugangsdaten werden verschlüsselt und getrennt vom Code gespeichert. Damit muss nicht mehr jeder seinen eigenen API-Schlüssel verwalten.
Wie teilt sich die Arbeit auf?
Server, Backups und Zertifikate sind Aufgabe von Auftrieb. Den Code eurer eigenen App pflegt ihr mit eurem KI-Tool. Alle laufenden Apps werden täglich auf bekannte Sicherheitslücken in den verwendeten Paketen geprüft. Funde stehen auf der App-Seite, behoben werden sie mit eurem KI-Tool.
Wann reicht eine fertige App?
Für manche Aufgaben müsst ihr nichts bauen. Unter den fertigen Apps sind Kimai für die Zeiterfassung, Open WebUI als Chat-Oberfläche und NocoDB für Tabellen.
Wann braucht ihr das nicht?
- Eure IT liefert neue Tools so schnell, wie die Fachbereiche sie brauchen.
- Eure Fachbereiche arbeiten schon auf einer lizenzierten Enterprise-Plattform und sind mit Kosten und Tempo zufrieden.