Welche Kundenportale sind typisch?
Ein Portal lohnt sich, wenn Unterlagen, Termine oder Anfragen heute per E-Mail und Telefon hin und her gehen. Diese vier Arten sind typisch:
- Datenupload für Mandanten: Zum Beispiel lädt ein Kunde einer Beratung seine Unterlagen hoch, und die Beratung sieht, was noch fehlt.
- Terminbuchung mit Freigabe: Zum Beispiel fragt ein Kunde einen Werkstatttermin an, die Werkstatt gibt ihn frei, und der Kunde sieht den Status seines Auftrags.
- Serviceportale: Zum Beispiel melden Kunden einen Defekt an einem Gerät und verfolgen die Bearbeitung.
- Kundenkonto: Zum Beispiel sehen Kunden im Web ihre gesammelten Punkte und Gutscheine.
Wie verhindert ihr, dass eine selbst gebaute App versehentlich öffentlich wird?
Bei einem Portal geht es um Daten eurer Kunden. Auf Auftrieb gelten deshalb diese Regeln:
- Selbst gebaute Apps sind intern. Öffentlich werden sie nur, wenn das zuständige Team das ausdrücklich bestätigt.
- Administratoren können öffentliche Apps verbieten. Das gilt dann für die ganze Organisation.
- Änderungen sind nachvollziehbar. Jede Änderung an Apps, Zugängen und Einstellungen wird festgehalten: wer, wann, was und über welches Tool.
Wie kommen Kunden und Mandanten in eine App?
Dafür gibt es zwei Wege. Kennt ihr die Personen einzeln, nehmt den E-Mail-Code. Soll jeder Besucher die App öffnen können, braucht ihr eine öffentliche App.
Interne App mit E-Mail-Code
Externe Personen können mit einem E-Mail-Code in eine einzelne interne App kommen. Ein Firmenkonto brauchen sie dafür nicht. Das passt zum Beispiel, wenn eine überschaubare Zahl von Mandanten regelmäßig Unterlagen hochlädt.
Öffentliche App
Eine öffentliche App können alle Besucher im Internet aufrufen. Das passt zum Beispiel für eine Terminbuchung, die neue Kunden ohne Einladung nutzen sollen. Mit einer eigenen Domain läuft das Portal dann zum Beispiel unter termine.musterfirma.de. Für viele Kunden mit eigenem Konto baut ihr die Anmeldung in die App ein.
Wie teilt sich die Arbeit bei einem Portal auf?
Server, Backups und Zertifikate sind Aufgabe von Auftrieb. Den Code eurer eigenen App pflegt ihr mit eurem KI-Tool, dazu gehört auch, wer welche Daten sieht. Testet das vor dem Start, zum Beispiel mit zwei Testkonten von musterfirma.de.
Klärt außerdem, welche Daten in das Portal dürfen. Server und Backups stehen in Deutschland, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist auf Anfrage erhältlich. Mehr dazu steht im Ratgeber Datenschutz bei selbst gebauten Apps.
Wann braucht ihr das nicht?
- Eure Branchensoftware bringt ein Portal mit, das eure Abläufe abdeckt.
- Euer eigenes Entwicklungsteam baut und betreibt das Portal bereits.